O prefeito, Dr. Márcio Matos, juntamente com o secretário geral de gabinete Rubens Benck e o chefe de divisão de administração Amauri Siqueira Pukanski, representando o secretário de administração Izomar Pucci, estiveram nesta terça feira, dia 27, entregando oficialmente a ampliação das dependências internas do Arquivo Público Municipal.

Com investimento de R$ 467.365,14, a ampliação de prateleiras, bem como da instalação de um elevador de cargas e da adequação do piso em revestimento emborrachado no piso superior, novos computadores e equipamentos de informática, entre outras benfeitorias, faz parte da iniciativa da gestão municipal em investir na qualidade da gestão documental do município.

“Considerando as necessidades da estrutura física para recolhimento, guarda, tratamento e disponibilização do acervo de valor histórico, administrativo e cultural do município, essa ampliação e adequação mostra o quanto a gestão preza pela eficiência, eficácia e construção de um serviço de arquivo eficiente” enfatiza o chefe de divisão de administração Amauri Siqueira Pukanski.

“Nós percebemos a necessidade e investimos para suprir a demanda de acondicionamento e guarda dos documentos em caixa-arquivo que possibilita a implantação e continuidade de uma gestão de documentos informação voltada a modernização e caracterizada pelo princípio da eficiência” disse o secretário geral de gabinete Rubens Benck, que ainda salientou a importância da catalogação e o planejamento da administração municipal em investir na digitalização de documentos.

“É muito importante a catalogação dos documentos de arquivo para a recuperação da informação. Quando precisamos de algum documento, seja com urgência ou não, temos que ter uma busca simples e facilitada. Com esse serviço e fazendo o investimento adequado na digitalização, teremos uma gestão de documentos de qualidade em nosso município” disse Benck.

O prefeito, Dr. Márcio, destacou todo o processo de investimentos em estruturas física, equipamentos e estruturação documental do arquivo público.

“Atuamos e conseguimos finalizar uma etapa importante que mostra a preocupação que temos com a gestão de documentos do executivo. Criamos e regulamentos para que essa gestão de documentos ocorra da melhor forma. Aprovamos o seu regimento interno e investimentos na estrutura física. Ainda há um bom caminho a se percorrer, mas estamos investindo e trabalhando para que essa gestão de documentos ocorre da melhor forma possível” disse o prefeito.

GESTÃO EFICIENTE

 Além dos investimentos na estrutura física do Arquivo Público Municipal a Administração Municipal também vem trabalhando na adequação e criação de Leis, que, sob a supervisão do secretário de administração Izomar Pucci, avança numa gestão documental eficiente no executivo de Telêmaco Borba.

A criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo – CIPAD – busca definir, orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação.

Fazem parte desta comissão os servidores municipais Mateus Correa Leite, Sandro Romão, Tatiele Ribeiro de Oliveira, Nilson de Oliveira Lima, Edina de Fatima Leal Medalia, Juliana Aparecida Gabriel que estão designados para a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

O arquivista Mateus Correa Leite explica que os documentos relativos às atividades-meio e fim serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD, respeitando-se os prazos estabelecidos pelo Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio da administração municipal.

“Tudo isso é um trabalho cuidadoso. Ao finalizarmos o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade que estão em avaliação com as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Públicos Municipais, poderemos entregar à administração municipal um instrumento muito importante, que aliada a digitalização do acervo do Arquivo Público Municipal, fará com que o município avance muito no que diz respeito a gestão documental” finalizou o arquivista.

*Texto Mateus Correa Leite